Registro de Apoderados Especiales de Responsables y Encargados Extranjeros
Grace Vallejo
En el marco del cumplimiento normativo en materia de protección de datos personales, la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) ha establecido lineamientos claros para el registro de apoderados especiales de responsables y encargados de tratamiento de datos personales que sean extranjeros. En virtud de la Resolución Nº SPDP-SPDP-2024-0002-R, se delinean los requisitos, obligaciones y el procedimiento correspondiente para la designación de estos representantes.
1. Requisitos para la Designación de Apoderados Especiales
Para efectos del registro ante la SPDP, el apoderado especial podrá ser una persona natural o jurídica que cumpla con las siguientes condiciones:
- Persona natural: Debe encontrarse en pleno goce de sus derechos políticos. En caso de ser extranjero, se requiere que posea la calidad de residente en el territorio ecuatoriano.
- Persona jurídica: Deberá ser una sociedad mercantil activa, debidamente establecida o domiciliada en Ecuador.
2. Obligaciones del Apoderado Especial
El apoderado especial asumirá responsabilidades relacionadas con el adecuado tratamiento de datos personales y deberá presentar ante la SPDP la siguiente documentación:
- Acuerdo de corresponsabilidad o acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales.
- Registro de actividades de tratamiento de datos personales.
- Análisis de riesgos inherentes al tratamiento de datos y códigos de autorregulación aplicables.
- Flujo de datos personales dentro de la organización y hacia terceros.
- Medidas de seguridad implementadas, garantizando la comunicación y transferencia segura de datos personales.
3. Procedimiento de Registro ante la SPDP
Para formalizar la designación del apoderado especial, se deberá presentar una solicitud con firma electrónica a través del portal oficial de la SPDP (www.spdp.gob.ec).
Adicionalmente, si el poder de representación ha sido otorgado en el extranjero, será necesario cumplir con los siguientes requisitos:
- Traducción oficial del documento al idioma español.
- Apostilla de la Haya o, en su defecto, certificación ante agente diplomático o consular ecuatoriano.
La designación de apoderados especiales de responsables y encargados extranjeros ante la SPDP constituye un mecanismo de cumplimiento normativo esencial en el contexto de la protección de datos personales en Ecuador. La observancia rigurosa de los requisitos y obligaciones establecidas en la Resolución Nº SPDP-SPDP-2024-0002-R permitirá a las organizaciones garantizar un tratamiento adecuado de la información personal, minimizando riesgos legales y fortaleciendo la confianza en la gestión de datos.
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